Política de Tratamiento de Datos Personales

1.Responsable del tratamiento

2.Marco legal

Esta política se expide en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (Capítulos 25 y 26 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2, que compilan el Decreto 1377 de 2013), la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor) y la Ley 2300 de 2023, así como de las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

3.Definiciones

• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos relativos a la salud y los datos biométricos.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.
• Responsable: quien decide sobre la base de datos y/o el tratamiento. En este caso, BULLS.
• Encargado: quien realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
• Transmisión: comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.
• Transferencia: envío de datos a otro responsable, dentro o fuera de Colombia.
• Prospecto: persona que no es cliente y que nos entrega sus datos, por ejemplo al registrarse en la preventa.

4.Principios

BULLS aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad previstos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

5.Datos que recolectamos

• Identificación y contacto: nombre, número de celular / WhatsApp, correo electrónico, tipo y número de documento, fecha de nacimiento, dirección.
• Preferencias: servicios de interés, horario preferido, objetivos de entrenamiento, canal de contacto preferido.
• Relación comercial: plan contratado, historial de pagos, asistencia, reservas, PQRS.
• Datos digitales: origen de la visita (por ejemplo, campaña o código QR), dirección IP, dispositivo y navegación en nuestro sitio.
• Datos sensibles (opcionales): información de salud, valoraciones físicas, medidas corporales e información de medicina deportiva, solo cuando el titular use esos servicios (ver numeral 9).
• Imágenes: grabaciones de videovigilancia en nuestras instalaciones y, con autorización, fotografías o videos en eventos y clases.

6.Finalidades del tratamiento

Los datos se tratan para las siguientes finalidades, tanto de prospectos como de clientes activos, inactivos y antiguos clientes, mientras la autorización esté vigente:

a) Atención y contacto

• Responder solicitudes de información y gestionar el registro en la preventa.
• Contactar al titular por WhatsApp, llamada, SMS o correo para dar información sobre planes, precios, beneficios de preventa, fechas de apertura y agendamiento de visitas.

b) Relación comercial y operación interna

• Vincular al titular como cliente, gestionar su membresía, pagos, facturación, acceso a las sedes, reservas de clases y servicios.
• Enviar comunicaciones operativas: cambios de horario, mantenimiento, recordatorios, vencimientos, novedades del servicio.
• Atender peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y garantías.
• Realizar encuestas de satisfacción y de calidad del servicio.
• Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y requerimientos de autoridades.

c) Mercadeo y publicidad propia (requiere autorización específica, ver numeral 7)

• Enviar publicidad, promociones, descuentos, lanzamientos, eventos, contenidos y novedades de BULLS y de sus servicios (entrenamiento, Recovery Club, spa, clases, medicina deportiva y Coffee & Wellness Bar).
• Invitar a antiguos clientes o prospectos a volver o a inscribirse, aunque no tengan una relación comercial vigente.
• Hacer estudios de mercado, análisis estadísticos y segmentación, para ofrecer información acorde con los intereses del titular.
• Crear audiencias personalizadas en plataformas digitales (por ejemplo, Meta o Google) para mostrar anuncios de BULLS, usando los datos de forma protegida.

d) Seguridad

• Velar por la seguridad de personas, bienes e instalaciones, incluida la videovigilancia (numeral 16).

BULLS no vende ni cede las bases de datos a terceros para que estos hagan su propia publicidad.

7.Comunicaciones comerciales y publicidad

En cumplimiento de la Ley 2300 de 2023, BULLS:

• Contactará al titular solo por los canales que haya autorizado (WhatsApp, llamada, SMS, correo electrónico).
• Hará contactos comerciales o publicitarios únicamente de lunes a viernes de 7:00 a.m. a 7:00 p.m. y sábados de 8:00 a.m. a 3:00 p.m., nunca domingos ni festivos.
• No contactará al titular más de una vez en el mismo día, ni por varios canales en una misma semana, una vez establecido el contacto.
• Ofrecerá una forma sencilla de dejar de recibir publicidad en cualquier momento: escribir por WhatsApp al +57 304 655 3665 indicando que no desea recibir más publicidad. La solicitud se registrará y se aplicará en máximo 5 días hábiles.

Darse de baja de la publicidad no afecta las comunicaciones necesarias de la relación comercial (por ejemplo, avisos sobre la membresía).

8.Autorización

BULLS solicita autorización previa, expresa e informada mediante: formularios del sitio web (casillas de aceptación), formularios físicos en la sede, mensajes de WhatsApp, grabación de llamadas o conductas inequívocas del titular que permitan concluir razonablemente que la otorgó. BULLS conserva prueba de la autorización (fecha, hora, canal y texto aceptado).

No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (por ejemplo, datos de naturaleza pública o requerimientos de autoridad competente).

9.Datos sensibles y datos de menores

Datos sensibles: el titular no está obligado a autorizar el tratamiento de sus datos sensibles. Se piden solo cuando son necesarios para prestar servicios como valoraciones físicas, medicina deportiva o terapias de recuperación, con autorización explícita y separada. No se usan para publicidad.

Menores de edad: sus datos se tratan únicamente con autorización de su representante legal, respetando el interés superior del menor y sus derechos fundamentales, y oyendo su opinión según su madurez.

10.Derechos de los titulares

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular puede:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
3. Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de agotar el trámite ante BULLS.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
6. Acceder gratuitamente a sus datos personales.

11.Deberes de BULLS

BULLS cumple los deberes del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, entre ellos: garantizar el ejercicio del habeas data, conservar la prueba de la autorización, informar las finalidades, conservar la información con seguridad, actualizarla y rectificarla, tramitar consultas y reclamos en los plazos de ley e informar a la SIC los incidentes de seguridad.

12.Consultas, reclamos y revocatoria

Canales: correo [datos@tudominio.com], WhatsApp +57 304 655 3665 o por escrito en la sede (Av. Calle 127 #60-75, Bogotá). Área responsable: [Administración / nombre del cargo].

Consultas

Se responden en máximo 10 días hábiles desde su recibo. Si no es posible, se informará el motivo y se responderá dentro de los 5 días hábiles siguientes al vencimiento.

Reclamos (corrección, actualización, supresión o revocatoria)

• Deben incluir: nombre e identificación del titular, descripción de los hechos, dirección o medio de respuesta y los documentos que quiera hacer valer.
• Si el reclamo está incompleto, se pedirá completarlo dentro de los 5 días siguientes. Si pasan 2 meses sin respuesta, se entenderá que el titular desistió.
• Se marcará en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en máximo 2 días hábiles.
• Se responde en máximo 15 días hábiles, prorrogables hasta 8 días hábiles más, informando el motivo.

Para dejar de recibir solo la publicidad basta con escribir por WhatsApp al +57 304 655 3665; no es necesario presentar un reclamo formal. BULLS registra internamente cada solicitud como soporte y la aplica en máximo 5 días hábiles.

13.Encargados, transmisión y transferencia

Para cumplir las finalidades, BULLS puede transmitir datos a proveedores que los tratan por su cuenta y bajo sus instrucciones, como servicios de alojamiento web y bases de datos (por ejemplo, Cloudflare), mensajería (por ejemplo, WhatsApp Business), correo electrónico, software de gestión de clientes, pasarelas de pago y agencias de mercadeo. Algunos de estos proveedores pueden estar fuera de Colombia. En esos casos BULLS suscribe acuerdos de transmisión o exige garantías de protección, conforme al Decreto 1074 de 2015.

BULLS solo transfiere datos a otros responsables cuando el titular lo haya autorizado o cuando la ley lo permita.

14.Seguridad de la información

BULLS adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para evitar la pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, como cifrado en la transmisión (HTTPS), control de accesos por roles, contraseñas seguras y capacitación del personal.

15.Conservación de los datos

Los datos se conservan mientras sean necesarios para las finalidades autorizadas y mientras la autorización esté vigente. Los datos de prospectos y antiguos clientes usados para mercadeo se conservan hasta que el titular revoque la autorización o solicite su supresión, o como máximo [5] años después de la última interacción. La información sujeta a obligaciones legales (por ejemplo, contables) se conserva por los plazos que exija la ley.

16.Videovigilancia

Nuestras instalaciones cuentan con cámaras de seguridad, debidamente señalizadas, con la finalidad de proteger a las personas y los bienes. Las grabaciones no se usan para publicidad y se conservan por el tiempo necesario para esa finalidad, salvo requerimiento de autoridad.

17.Vigencia y cambios

Esta política rige desde el [DD/MM/AAAA]. Cualquier cambio sustancial se informará a los titulares por los canales autorizados y en este sitio web antes de aplicarse. Las bases de datos estarán vigentes mientras BULLS desarrolle su objeto social.